Docutain-appen i testet - skanna och hantera dokument

 Test: docutain 

 Sekretess och säkerhet  

Innan jag installerade appen ville jag veta hur dokumentera hanterar data och vilka åtkomstbehörigheter applikationen kräver.

Docutain är en app "Made in Germany" och kommer från INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH baserat i Koblenz. Företaget är transparent när det gäller hanteringen av uppgifterna.

All data sparas endast lokalt på slutenheten och kan också krypteras av användaren. Krypteringen hindrar tredje part från att läsa dokumenten i ren text. Om du laddar den krypterade appinformationen i molnet behöver du inte oroa dig för att tredje part med tillgång till molnet också kommer att ha tillgång till dokumenten. Nyckeln som används för kryptering genereras av ett lösenord som användaren angav under den första installationen. Det här lösenordet bör komma ihåg, för så att Docutain kan garantera användaren maximal säkerhet sparas aldrig lösenordet med Docutain. Det finns därför inget sätt att återställa lösenordet om det går förlorat.

 Felrapporter och appanvändningsstatistik lagras via Microsoft App Center. Insamlingen av sådan analysinformation är vanlig, men den är anonymiserad och innehåller inga personuppgifter.

Appens åtkomsträttigheter inkluderar kameran, som används för att skanna dokument, minnet för lagring av de skannade dokumenten och internetåtkomst, om du vill överföra data till molnet.

 Syften och funktioner 

 Enkel och snabb skanning 

Docutain lovar att hantera alla typer av dokument. Applikationsexempel är:

• Digitalisering av fakturor och kvitton
• Hantering av kontrakt av något slag
• Skanna och hantera recept från tidningar eller skärmdumpar
• Sammanfattning av bruksanvisningen
• Digitalisering av läxor och arbetsblad

Så för en testkörning tog jag en mapp och skannade olika typer av dokument.

Den första genomsökningen var förvånansvärt snabb och enkel. Håll din smarttelefonkamera över dokumentet, vänta på det gröna överlägget och Docutain gör resten. I automatiskt läge utlöser appen om justeringen är perfekt utan någon åtgärd från användarens sida. I manuellt läge, som namnet antyder, måste användaren själv styra frigöringsknappen.

Idealiska ljusförhållanden eller bakgrund med hög kontrast är inte en förutsättning. I de flesta fall fungerade skanningen utan hinder. Om avståndet till dokumentet är felaktigt råder appen användaren att flytta kameran närmare dokumentet. Slipning, skärning och justering sker i den automatiska efterbehandlingen. Naturligtvis är det också möjligt att utföra din egen bearbetning (skärning, rotering, filtrering).

 Omfattande administration 

Skannade dokument kan förses med metadata (namn, datum, nyckelord, adress, belopp, skatterelevans) och kategoriseras efter dokumenttyp (fakturor, recept, certifikat etc.).

I likhet med en klassisk mapp - endast digitalt - kan alla dokument som lagras i Docutain sökas efter den tillhandahållna metadata. Med hjälp av OCR (textigenkänning) går det till och med att söka direkt i dokumentens textinnehåll. Dessutom kan dokument delas från appen som en sökbar PDF eller som en bild (JPG).

 PDF och moln 

I princip sparar Docutain alla dokument i ett filformat som bara kan öppnas med Docutain. Exporten till PDF-format kan aktiveras via inställningarna, men är inte tillgänglig för användare av Pro-versionen.

En praktisk funktion som gör att Docutain kan användas över enheter var som helst är molnanslutningen. Följande molnleverantörer stöds: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud och ownCloud.

 iOS, Android och Windows 

Docutain kan installeras på nästan vilken enhet som helst. Apple iOS- och Android-användare kan ladda ner appen helt gratis från respektive appbutik. Lyckligtvis använder INFOSOFT inte reklam. En uppgradering till Docutain Pro är möjlig som köp i appen och kostar 4,99 € en gång. Docutain Pro erbjuder bland annat en batch-scanning, en påminnelsefunktion och möjlighet att importera PDF-filer. Här är en översikt över Pro-funktionerna:

Förutom appen finns Docutain också som Windows-applikation. Till skillnad från appversionen kan skrivbordsversionen användas gratis som en del av en 14-dagars testfas. Efter testfasen är det möjligt att köpa Docutain Desktop för 24,99 euro per år / 2,99 euro per månad (företag: 199,00 euro / 19,99 euro). När du köper Windows-skrivbordslicensen aktiveras Docutain Pro automatiskt på de mobila enheterna.

 klimatskydd 

De som använder Docutain bidrar också till klimatskyddet. Som partner i träd-nationens återplanteringsprojekt hjälper Docutain till återplantering av vår planet. Skannade dokument betyder träd som gynnar Tree-Nation-projektet.

Vid skrivandet hade Docutain redan bidragit med 14857 träd till projektet! Du kan se hur många träd du har bidragit med via menyalternativet ”Klimatskydd” i appen.

Du kan hitta mer information om Docutain klimatskydd på: docutain.de/klimatskydd