Test: docutain
Sekretess och säkerhet
Innan jag installerade appen ville jag veta hur dokumentera hanterar data och vilka åtkomstbehörigheter applikationen kräver.
Docutain är en app "Made in Germany" och kommer från INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH baserat i Koblenz. Företaget är transparent när det gäller hanteringen av uppgifterna.
All data sparas endast lokalt på slutenheten och kan också krypteras av användaren. Krypteringen hindrar tredje part från att läsa dokumenten i ren text. Om du laddar den krypterade appinformationen i molnet behöver du inte oroa dig för att tredje part med tillgång till molnet också kommer att ha tillgång till dokumenten. Nyckeln som används för kryptering genereras av ett lösenord som användaren angav under den första installationen. Det här lösenordet bör komma ihåg, för så att Docutain kan garantera användaren maximal säkerhet sparas aldrig lösenordet med Docutain. Det finns därför inget sätt att återställa lösenordet om det går förlorat.
Felrapporter och appanvändningsstatistik lagras via Microsoft App Center. Insamlingen av sådan analysinformation är vanlig, men den är anonymiserad och innehåller inga personuppgifter.
Appens åtkomsträttigheter inkluderar kameran, som används för att skanna dokument, minnet för lagring av de skannade dokumenten och internetåtkomst, om du vill överföra data till molnet.
Syften och funktioner
Enkel och snabb skanning
Docutain lovar att hantera alla typer av dokument. Applikationsexempel är:
- Digitalisering av fakturor och kvitton
- Hantering av kontrakt av något slag
- Skanna och hantera recept från tidningar eller skärmdumpar
- Sammanfattning av bruksanvisningen
- Digitalisering av läxor och arbetsblad
Så för en testkörning tog jag en mapp och skannade olika typer av dokument.
Den första genomsökningen var förvånansvärt snabb och enkel. Håll din smarttelefonkamera över dokumentet, vänta på det gröna överlägget och Docutain gör resten. I automatiskt läge utlöser appen om justeringen är perfekt utan någon åtgärd från användarens sida. I manuellt läge, som namnet antyder, måste användaren själv styra frigöringsknappen.
Idealiska ljusförhållanden eller bakgrund med hög kontrast är inte en förutsättning. I de flesta fall fungerade skanningen utan hinder. Om avståndet till dokumentet är felaktigt råder appen användaren att flytta kameran närmare dokumentet. Slipning, skärning och justering sker i den automatiska efterbehandlingen. Naturligtvis är det också möjligt att utföra din egen bearbetning (skärning, rotering, filtrering).
Omfattande administration
Skannade dokument kan förses med metadata (namn, datum, nyckelord, adress, belopp, skatterelevans) och kategoriseras efter dokumenttyp (fakturor, recept, certifikat etc.).
I likhet med en klassisk mapp - endast digitalt - kan alla dokument som lagras i Docutain sökas efter den tillhandahållna metadata. Med hjälp av OCR (textigenkänning) går det till och med att söka direkt i dokumentens textinnehåll. Dessutom kan dokument delas från appen som en sökbar PDF eller som en bild (JPG).
PDF och moln
I princip sparar Docutain alla dokument i ett filformat som bara kan öppnas med Docutain. Exporten till PDF-format kan aktiveras via inställningarna, men är inte tillgänglig för användare av Pro-versionen.
En praktisk funktion som gör att Docutain kan användas över enheter var som helst är molnanslutningen. Följande molnleverantörer stöds: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud och ownCloud.
iOS, Android och Windows
Docutain kan installeras på nästan vilken enhet som helst. Apple iOS- och Android-användare kan ladda ner appen helt gratis från respektive appbutik. Lyckligtvis använder INFOSOFT inte reklam. En uppgradering till Docutain Pro är möjlig som köp i appen och kostar 4,99 € en gång. Docutain Pro erbjuder bland annat en batch-scanning, en påminnelsefunktion och möjlighet att importera PDF-filer. Här är en översikt över Pro-funktionerna:
Förutom appen finns Docutain också som Windows-applikation. Till skillnad från appversionen kan skrivbordsversionen användas gratis som en del av en 14-dagars testfas. Efter testfasen är det möjligt att köpa Docutain Desktop för 24,99 euro per år / 2,99 euro per månad (företag: 199,00 euro / 19,99 euro). När du köper Windows-skrivbordslicensen aktiveras Docutain Pro automatiskt på de mobila enheterna.
klimatskydd
De som använder Docutain bidrar också till klimatskyddet. Som partner i träd-nationens återplanteringsprojekt hjälper Docutain till återplantering av vår planet. Skannade dokument betyder träd som gynnar Tree-Nation-projektet.
Vid skrivandet hade Docutain redan bidragit med 14857 träd till projektet! Du kan se hur många träd du har bidragit med via menyalternativet ”Klimatskydd” i appen.
Du kan hitta mer information om Docutain klimatskydd på: docutain.de/klimatskydd
Marx
Jag kan inte hålla med de tidigare kommentarerna. Jag är mycket nöjd med appen, speciellt med skanningskvaliteten och utbudet av funktioner. Jag fick svar på en supportförfrågan efter 2 dagar.
Företaget verkar nu också erbjuda en SDK för skanning: https://sdk.docutain.com
Hart
Jag kan bara hålla med om de tidigare kommentarerna. Programvaran känner inte ens igen dubbletter av PDF-filer för mig. Jag kan inte heller se att Windows-versionen i grunden är vidareutvecklad (se funktioner och design). Det finns ingen indikation på detta innan prenumerationen går ut. Abonnemanget kan tecknas online. Men jag upptäckte inte den nödvändiga avslutningsknappen. Kunden ska betala.
Philip Dostal
Jag är väldigt missnöjd med Docutain. Utbudet av funktioner är blygsamt, mjukvaran är utsatt för fel. Den automatiska indexeringen av skanningar är otillräcklig. Synd för den tid jag investerade.
Hans Jürgen
Tanken är bra, resten suger. service, vad är det?
I morse en uppdatering på Android-mobilen, nu går programmet inte längre att använda.
Som kund blir man lurad.
Mottot verkar vara "Det enda som stör dig är kunden"
Ralf
...också min erfarenhet - ett kort standardsvar, sedan - om det finns ytterligare svårigheter - död tystnad.
Hoericke
Appen för smartphonen kostar inte 4,99 EUR en gång i slutet av provperioden, utan månadsvis! Ett årsabonnemang kostar 49,99 euro.
Harry kritisk
På Windows 10 / Windows 11 är programvaran en total katastrof. Det är en spel- och hantverksprogramvara. Om jag behöver minuter för att ändra data eller till och med radera dataposter eftersom programmet ständigt och permanent synkroniserar, kan programmet inte användas professionellt. Om fel upptäcks först efter månader (!) och då får du beskedet att du jobbar rakt ut för att fixa dem kan jag inte komma på något annat. Att programmet överhuvudtaget kan användas – även med befintlig data – efter att det köpta abonnemang (årsprenumeration) gått ut är en annan fräck. Jag kan bara varna alla professionella användare mot denna programvara. Verkar vara avsedd mer för den händige generationen än för professionella användare av ett DMS.
Edgar
Det jag verkligen uppskattar med Docutain är enkelheten i skanningsprocessen. Med en smartphone är allt du behöver göra att ta en bild av dokumentet, ge det en titel och det är allt. Tar 10 sekunder och dokumentet är digitaliserat. För att utnyttja den fulla fördelen bör du dock även tilldela nyckelord, ett dokumentdatum och skaparen av dokumentet. All denna metadata kan tilldelas som ett sökkriterium. Om du konsekvent anger all metadata kan du hitta ett dokument på några sekunder. Detta har hjälpt mig så ofta i vardagen, i situationer som jag aldrig skulle ha tänkt på tidigare. Att söka i Docutain är bara fantastiskt.
Windows-applikationen fungerar för mig utan problem, det finns inga krascher. Synkroniseringen med GMX Cloud går också helt smidigt. Det betyder att dina dokument alltid är tillgängliga på alla enheter och alltid uppdaterade.
Docutain har blivit en integrerad del av min vardag. Jag ser fram emot varje nytt dokument jag kan skanna - seriöst!
Martin
Tyvärr kan inte Windows-versionen ansluta till Google Drive eftersom programvaran klassificeras som osäker. Tyvärr innebär det att tvärsystemkonceptet går helt under vattnet. Så i slutändan är det mer en gimmick än en riktig DMS.
Hans Jürgen Werner
Det jag inte gillar är
Fälten i Pc / Handy -versionen listas annorlunda.
Skannad på datorn måste ringas upp igen i mobiltelefonen och redigeras så att det finns en PDF -fil.
Prisprestanda annars topp
Hartmut P
appen fungerar bra på smarttelefonen, en riktig katastrof under Windows 10, kraschar regelbundet. Tjänsten tar 3-5 dagar, jag är äntligen trött på det.