Omdömen
0
översyn

Docutain-appen i testet - skanna och hantera dokument

by 20. November 2020
Oavsett om fakturor, leveransbrev, recept eller andra dokument - med "Docutain" -dokument kan skannas och hanteras på kort tid så att de är tillgängliga var som helst. Jag tittade närmare på dokumenthanteringsappen från INFOSOFT GmbH baserat i Koblenz.

Test: docutain

Docutain Best Scanner App 2019

Sekretess och säkerhet

Innan jag installerade appen ville jag veta hur Docutain hanterar data och vilka åtkomstbehörigheter applikationen kräver.

Docutain är en app "Made in Germany" och kommer från INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH baserat i koblenz. Företaget är öppet när det gäller hanteringen av uppgifterna.

All data kommer att vara uteslutande lokalt lagras på slutenheten och kan också nås av användaren med en kodning tillhandahållas. Krypteringen hindrar tredje part från att läsa dokumenten i ren text. Om du laddar den krypterade appinformationen i molnet behöver du inte oroa dig för att tredje part med tillgång till molnet också kommer att ha tillgång till dokumenten. Nyckeln som används för kryptering är en nyckel som anges av användaren under den första installationen lösenord genererad. Detta lösenord bör komma ihåg, för så att Docutain kan garantera användaren maximal säkerhet, sparas lösenordet aldrig med Docutain. Det finns därför inget sätt att återställa lösenordet om det går förlorat.

Felrapporter och statistik för appanvändning sparas av Microsoft App Center. Insamling av sådana analysdata är vanligt, men dessa är anonymiserade och innehåller inga personuppgifter.

den åtkomstbehörigheter Appen innehåller kameran, som används för att skanna dokument, minnet, för lagring av skannade dokument och internetåtkomst, om du vill överföra data till molnet.

Syften och funktioner

Enkel och snabb skanning

Docutain lovar med vilken typ av dokument som helst för att klara sig. Applikationsexempel är:

  • Digitalisering av fakturor och kvitton
  • Hantering av kontrakt av något slag
  • Skanna och hantera recept från tidningar eller skärmdumpar
  • Sammanfattning av bruksanvisningen
  • Digitalisering av läxor och arbetsblad

Så för en testkörning tog jag en mapp och skannade olika typer av dokument.

Den första genomsökningen var förvånansvärt snabb och enkel. Håll din smarttelefonkamera över dokumentet, vänta på det gröna överlägget och Docutain gör resten. i automatiskt läge utlöser appen med perfekt anpassning utan användarens ingripande. i manuellt läge som namnet antyder måste användaren själv styra frigöringsknappen.

Idealiska ljusförhållanden eller bakgrund med hög kontrast är inte en förutsättning. I de flesta fall fungerade skanningen utan hinder. Om avståndet till dokumentet är felaktigt rekommenderar appen användaren att flytta kameran närmare dokumentet. Slipning, skärning och inriktning sker i automatisk efterbehandling. Naturligtvis är det också möjligt att utföra din egen bearbetning (skärning, rotering, filtrering).

Omfattande administration

Skannade dokument kan skickas med Metadata (Namn, datum, nyckelord, adress, belopp, skatterelevans) och efter Dokumenttyper Kategorisera (fakturor, recept, certifikat etc.).

På samma sätt som en klassisk mapp - bara digital - kan du söka efter alla dokument som lagras i Docutain med de metadata som tillhandahålls. Med hjälp av OCR (textigenkänning) det är till och med möjligt att söka direkt i textinnehållet i dokumenten. Dessutom kan dokument delas som en sökbar PDF eller bild (JPG) inifrån appen.

PDF och moln

I princip sparar Docutain alla dokument i ett filformat som bara kan öppnas med Docutain. De Exportera till PDF-format kan aktiveras via inställningarna, men är inte tillgänglig för användare av Pro-versionen.

En praktisk funktion för att kunna använda Docutain över enheter var som helst är Molnanslutning. Följande molnleverantörer stöds: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud och ownCloud.

iOS, Android och Windows

Docutain kan installeras på nästan vilken enhet som helst. Apple iOS- och Android-användare kan använda appen helt gratis i respektive appbutik ladda ner. Lyckligtvis använder INFOSOFT inte reklam. En uppgradering till Docutain Pro är möjlig som köp och kostnad i appen engångs € 4,99. Docutain Pro erbjuder bland annat en batch-skanning, en påminnelsefunktion och möjlighet att importera PDF-filer. Här är en översikt över Pro-funktionerna:

Docutain Pro-funktioner

Förutom appen finns Docutain också som en Windows-applikation. Till skillnad från appversionen är skrivbordsversionen en del av en 14-dagars provperiod kan användas gratis. Efter testfasen kan Docutain Desktop användas för € 24,99 per år / € 2,99 per månad (Affär: 199,00 € / 19,99 €). När du köper Windows-skrivbordslicensen aktiveras Docutain Pro automatiskt på mobila enheter.

klimatskydd

De som använder Docutain bidrar också till klimatskyddet. Som partner till Återplantering av träd-nation Docutain hjälper till med återplantering av vår planet. Skannade dokument betyder träd som gynnar Tree-Nation-projektet.

Docutain - så stöder vi klimatskydd med din hjälp

Vid tidpunkten för denna artikel har Docutain redan använts 14857 träd bidragit till projektet! Du kan se hur många träd du har bidragit själv via menyalternativet ”Klimatskydd” i appen.

Du kan hitta mer information om Docutain klimatskydd på: docutain.de/Klimaschutz

testresultat

rating
9.0
10
Slutsats

Sammanfattningsvis är Docutain en framgångsrik dokumenthanteringsapp. Med Docutain kan fakturor, kvitton, kontrakt, brev, visitkort och nästan alla andra dokument skannas och hanteras.

Dokument kan digitaliseras på nolltid. Skanningsprocessen är självförklarande och i sällsynta fall måste den automatiska efterbehandlingen hjälpas. Dokumenthanteringen är tydligt strukturerad så att du inte behöver söka länge efter önskat dokument. Att hitta i stället för att söka är nyckelordet här.

Särskilt anmärkningsvärt är den uteslutande lokala lagringen av data, som också kan förses med kryptering. Detta säkerställer mer säkerhet och eliminerar problem med dataskydd.

9.0
Vårt betyg
10
användar Betyg
1 betyg
Du har betygsatt denna
gäst
0 Kommentarer
Inline feedbacks
Visa alla kommentarer